NHỮNG BƯỚC CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI KINH DOANH NHẰM ĐẢM BẢO KHẢ NĂNG THÀNH CÔNG CAO

Chuẩn bị trước khi kinh doanh là khá quan trong để hạn chế rủi ro, tăng tỷ lệ thành công cao. Nhiều người mắc phải sai lầm khi mở quán là không phát thảo một bản kế hoạch kinh doanh, bản kế hoạch kinh doanh nhằm mục đích gì ? Chắc chắn khi tính toán một phương án làm ăn mới mọi người ai cũng sẽ nghĩ trong đầu một phát thảo kế hoạch, nhưng tùy người, có người sẽ viết ra, có người tính sơ sơ xong thì thôi. Tuy nhiên nếu các bạn lập một bản kế hoạch bao giờ cũng có lợi, thứ nhất chúng ta có quá nhiều việc để phải nghĩ, khi để trong đầu vậy có phải là làm cho đầu mệt hay không ? viết cụ thể ra sẽ giảm tải cho cái đầu để mà nghĩ chuyện khác. Thứ 2 để trong đầu như vậy nhớ cái này quên cái kia khi mà số lượng mục đầu việc cần tính nó nhiều ? Và thứ 3 là khi việt cụ thể ra như vậy chúng ta sẽ dần nhớ ra từng cái, từng cái, liệt kê vào, càng chi tiết bao nhiêu thì sau này sẽ ít gặp thiếu xót bấy nhiêu vì chúng ta đã bao gồm và đã tính dự phòng cho từng khoản mục rồi.

Sau đây là những gợi ý từng bước cần làm, sau đó sẽ là bảng kê mẫu từng khoản mục trang thiết bị và các khoản mục chi phí dự kiến khác khi chuẩn bị kinh doanh.

1. Lựa chọn Mô hình quán: Ví dụ quán cafe thì cần xác định là quán Không gian mở hay quán Máy lạnh. Quán lớn hay quán vừa, nhỏ vì mỗi mô hình sẽ cò mức đầu tư khác nhau, đối tượng phục vụ khác nhau. Quán Quán cao cấp, Bậc trung hay quán bình dân. Quán chủ yếu cho giới trẻ hay người lớn, cần sôi động hay không gian thanh bình có thể nói chuyện được, cho sinh viên hay dân văn phòng…từ đó ta sẽ tiếp tục bước số 2

2. Lên ý tưởng thiết kế trang thiết bị, nội thất, trang trí cho quán phù hợp với phong cách đã chọn.

 3. Lên kế hoạch dự toán chi phí đầu tư phù hợp: Bao gồm đầu tư ban đầu các khoản: thuê mặt bằng cọc X tháng, Chi phí xây dựng hoặc cải tạo sửa chữa quán. Đầu tư trang trí nội ngoại thất quán gồm bảng biển, đèn, quạt, máy lạnh, bàn ghế….Trang thiết bị: Máy pha cafe, máy xay sinh tố, tủ lạnh, Máy tính để tính tiền, dàn âm thanh, ly ấm, phin lọc, bình đun. Vật liệu ..kg cafe, sữa, nước ngọt, đường,, vật tư hao hụt hàng tháng như trà, giấy…..Chi phí hàng tháng: Nhân viên phục vụ, mấy người, mấy ca, cần bảo vệ hay không, cả bảo vệ ban đêm nếu có, chi phí điện nước, chi phí mặt bằng…và khoản dự phòng bù đắp cho 3-6 tháng đầu. Trong thời gian này có thễ sẽ hòa vốn hoặc lỗ chút ít.

4. Lập bảng danh sách chi tiết các vật dụng cần mua được nêu ở mục 3

Sau đây là Bảng ví dụ cho quán Cafe cỡ trung-nhỏ.

Tùy vào quán bạn mà ngân sách mỗi hạng mục có thể thay đổi, nếu tự làm càng ít thuê thì sẽ bớt được nhiều chi phí từ khâu chuẩn bị tới vận hành quán.

5. Liên hệ các nhà cung cấp hàng chất lượng giá tốt trước khi mở quán

6. Khảo sát trước khu vực muốn mở quán: Khu vực bạn muốn mở đông đúc hay không, đối tượng bạn muốn phục vụ ở khu này thế nào, gần đó có bao nhiêu quán mang phong cách bạn dự kiến mở, nếu có rồi mình sẽ làm như thế nào để tạo phong cách riêng thu hút khách.

7. Chuẩn bị trước công tác tuyển dụng nhân sự phục vụ trong đó 2 vị trí quan trong là pha chế và thu ngân cần chuẩn bị sớm, đây là những người cần độ tin cậy cao, sau đó mới tới phục vụ full time, part time, bảo vệ…

8. Xây dựng quy trình quản lý quán: mấy ca kíp phục vụ, mỗi ca kip bao nhiêu người làm bao nhiêu tiếng, phần mềm quản lý thu chi thế nào ? Quản lý xuất nhập hàng, bảo quản hàng chống hư hỏng và thất thoát, quản lý đánh giá nhân viên, đánh giá hiệu quả kinh doanh, quản lý chất lượng sự hài lòng của khách đối với sản phẩm và dịch vụ của quán.

9. Các thủ tục đăng ký kinh doanh cần thiết: Đăng ký giấy phép kinh doanh và Đảm bảo Vệ sinh an toàn: Có 2 hình thức đăng ký kinh doanh dành cho quán cafe và mô hình quán ăn khác là hộ kinh doanh cá thể và thành lập công ty. Đây là 2 phương thức đăng ký giấy phép kinh doanh để chủ thể tiến hành hoạt động kinh doanh nhưng cách thức đăng ký kinh doanh của 2 phương thức này là khác nhau. – Nếu bạn muốn đăng ký giấy phép thành lập công ty thì cần đăng ký giấy phép kinh doanh tại phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch đầu tư Tỉnh/Thành phố nơi bạn muốn đặt trụ sở doanh nghiệp. Thời gian đăng ký giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 3 ngày làm việc; – Nếu bạn muốn đăng ký hộ kinh doanh cá thể thì đăng ký xin giấy phép kinh doanh tại phòng kinh tế/ hoặc kế hoạch tài chính thuộc ủy ban nhân dân cấp Quận/Huyện nơi hộ kinh doanh muốn đặt địa chỉ. Thủ tục cấp giấy phép đăng ký kinh doanh là 4 ngày làm việc

10. Hệ thống marketing quảng bá cho quán đặc biệt là giai đoạn ban đầu: Giới thiệu qua facebook cá nhân, qua đăng ký vị trì google map, qua Zalo. Mừng Khai Trương giảm X%/Bill trong 1 tuần chẳng hạn. Chuẩn bị Menu cho khách lựa chọn khỏi phải hỏi có những món nào

Hy vọng những bước trên sẽ hữu ích cho một số bạn mới lần đầu có ý định mở quán Cafe có cái nhìn tổng quát, hạn chế được những thiếu xót trong quá trình chuẩn bị. Thậm chí một số bạn đã từng và đang làm tuy nhiên mô hình nhỏ hơn tự làm tự thu chi cũng chưa có được một cách chuẩn bị bài bản nhằm hạn chế rủi ro đảm bảo thành công cao hơn trong quá trình vận hành quán.

Chúc các bạn kinh doanh thành công.